Co dzieje się z niewykorzystanym urlopem po wypowiedzeniu umowy o pracę?

Co dzieje się z niewykorzystanym urlopem po wypowiedzeniu umowy o pracę? Prawo pracy przewiduje jednoznaczne mechanizmy rozliczania niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – urlop ten przekształca się w roszczenie o ekwiwalent pieniężny, który musi być wypłacony przez pracodawcę w ściśle określonym terminie[1][2][5][6].

Podstawowe zasady rozliczania niewykorzystanego urlopu

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi wyłącznie w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy[1][2][6]. Z chwilą ustania zatrudnienia wszelkie pozostałe dni urlopu, do których pracownik nabył prawo w trakcie pracy, nie przepadają – muszą być rozliczone, a podstawowym instrumentem prawnym jest właśnie ekwiwalent[4]. Jeśli przed końcem umowy urlop nie zostanie „wybrany” w naturze, pracodawca ma obowiązek naliczyć i wypłacić pracownikowi ekwiwalent zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy[1][2].

Prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop powstaje natychmiast z dniem rozwiązania stosunku pracy (np. dzień wygaśnięcia umowy lub upłynięcia okresu wypowiedzenia)[2]. Nie jest możliwe zrzeczenie się tego prawa ani zawarcie porozumienia z pracodawcą skutkującego rezygnacją z ekwiwalentu[6]. Sąd Najwyższy potwierdził te zasady, wskazując, że ekwiwalent pieniężny należy się zawsze za cały nieprzerwany urlop, do którego pracownik nabył prawo w czasie zatrudnienia[2].

Kluczowa jest też kwestia terminu wypłaty ekwiwalentu. Obowiązuje zasada, zgodnie z którą ekwiwalent powinien być wypłacony w dniu zakończenia stosunku pracy, najpóźniej zaś w dniu przypadającym na najbliższy termin wypłaty wynagrodzenia w danym zakładzie pracy lub – według planowanych nowelizacji – do 10 dni od zakończenia umowy[1][5]. Odstępstwa od tej normy nie są dopuszczalne.

Uprawnienia pracodawcy w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca posiada uprawnienie do jednostronnego udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego – nie jest w tym zakresie wymagana zgoda pracownika i nie ma on prawa żądać udzielenia urlopu według własnych preferencji[3][4][8]. Decyzja należy zawsze do pracodawcy, który może rozdysponować cały zaległy i bieżący urlop, jaki przysługuje pracownikowi za dany rok kalendarzowy i niewykorzystany do tej pory[3][8].

Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany w trakcie wypowiedzenia, wszelka pozostała pula urlopowa przekształca się po ustaniu stosunku pracy w prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Niezależnie więc od decyzji pracodawcy, z dniem zakończenia umowy pracownik zyskuje roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystane dni urlopu, co zostało wyraźnie potwierdzone przez orzecznictwo Sądu Najwyższego[2][4].

Mechanizm rozliczenia niewykorzystanego urlopu po rozwiązaniu umowy

W momencie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę każdy niewykorzystany urlop wypoczynkowy przechodzi automatycznie w uprawnienie do uzyskania ekwiwalentu pieniężnego[1][2][6]. Uprawnienie to obejmuje zarówno urlop zaległy z lat poprzednich, jak i urlop przysługujący za bieżący rok zatrudnienia, proporcjonalnie do okresu przepracowanego w danym roku[4].

Pracodawca jest zobowiązany do rozliczenia urlopu w określony przepisami sposób – jeśli nie zdecyduje się udzielić pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia, ewentualnie nie wykorzysta on pełnego przysługującego wymiaru, pracownikowi przysługuje pełny ekwiwalent za niewykorzystane dni[4][6]. Niedotrzymanie tego obowiązku naraża pracodawcę na konsekwencje prawne i finansowe[5].

Ekwiwalent powinien zostać wypłacony wraz z ostatnią wypłatą wynagrodzenia lub – zgodnie z pojawiającymi się nowelizacjami – nie później niż w ciągu 10 dni od zakończenia stosunku pracy[1][5]. Uregulowanie to jest obecnie przedmiotem planowanych zmian legislacyjnych, które mają na celu większą elastyczność i uproszczenie dokumentacji związanej z rozliczeniem urlopów[5].

Kluczowe pojęcia: urlop wypoczynkowy i ekwiwalent pieniężny

Urlop wypoczynkowy jest uprawnieniem każdego pracownika przysługującym mu za okres pozostawania w stosunku pracy i stanowi czas wolny od pracy udzielany corocznie w celu regeneracji sił[1][3]. Niewykorzystany w danym roku urlop przechodzi na kolejny i staje się urlopem zaległym, który również musi być rozliczony po ustaniu zatrudnienia[4].

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy to świadczenie obowiązkowe, które zastępuje urlop niewykorzystany w naturze i może zostać wypłacone wyłącznie w przypadku zakończenia stosunku pracy[1][2][6]. Regulacje te mają charakter bezwzględnie obowiązujący – uprawnienie do ekwiwalentu powstaje z mocy prawa i nie może być ograniczane ani wyłączane umową stron[2][6].

Aktualne trendy i zmiany w przepisach

Coraz częściej w praktyce obserwuje się korzystanie przez pracodawców z prawa jednostronnego udzielania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, w tym także bez zgody pracownika[3][8]. Ułatwia to rozliczenie urlopów przed ustaniem zatrudnienia, ograniczając jednocześnie kwotę ewentualnego ekwiwalentu do wypłaty po rozwiązaniu umowy.

Zgodnie z najnowszymi kierunkami legislacyjnymi przewiduje się wydłużenie terminów na wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop – obecne rozwiązania zmierzają do ustanowienia terminu 10 dni od zakończenia stosunku pracy[5]. Planowane jest także uproszczenie dokumentacji płacowej przy rozliczaniu urlopów, co ma na celu poprawę płynności i przejrzystości procesów kadrowo-płacowych[5].

Podsumowanie: Co zrobić, gdy masz niewykorzystany urlop po wypowiedzeniu umowy?

Najważniejsze dla pracownika jest to, że żaden dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego nie przepada po zakończeniu stosunku pracy. Jeśli nie został udzielony w naturze podczas okresu wypowiedzenia, staje się podstawą do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego[1][2][5][6]. Wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić w terminie wypłaty ostatniego wynagrodzenia lub – po wejściu w życie nowelizacji – do 10 dni od rozstania się z pracodawcą[1][5].

Pracownik nie musi podejmować żadnych dodatkowych działań, by otrzymać ekwiwalent – powinien zostać wypłacony z urzędu. Pełne rozliczenie urlopu jest obowiązkiem pracodawcy. Jeżeli obowiązek ten nie zostanie dopełniony, pracownik ma prawo dochodzić swoich roszczeń w postępowaniu sądowym lub zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy[4][5].

---

Źródła:

1. https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006659437,Urlop-wypoczynkowy-w-okresie-wypowiedzenia-umowy-o-prace.html
2. https://monikasmulewicz.pl/blog/200-niewykorzystany-urlop-wypoczynkowy-a-ustanie-stosunku-pracy/
3. https://zielonalinia.gov.pl/en/-/urlop-wypoczynkowy-w-okresie-wypowiedzenia
4. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-urlop-wypoczynkowy-w-okresie-wypowiedzenia
5. https://sawickiwspolnicy.pl/ekwiwalent-za-urlop-po-rozwiazaniu-umowy-nowe-zasady-wyplaty-w-2025-roku/
6. https://pckp.pl/baza-wiedzy/niewykorzystany-urlop-wypoczynkowy-a-ustanie-stosunku-pracy/
7. https://www.ifirma.pl/blog/porozumienie-stron-o-rozwiazaniu-umowy-o-prace-a-urlop-wypoczynkowy/
8. https://www.biurokarier.umk.pl/en/urlop-wypoczynkowy-w-okresie-wypowiedzenia