Jaki jest limit kosztów uzyskania przychodu w firmie?

Limit kosztów uzyskania przychodu w firmie jest kluczowym zagadnieniem dla przedsiębiorców rozliczających działalność gospodarczą oraz osoby korzystające z 50% kosztów autorskich. Obowiązuje maksymalny limit 120 000 zł rocznie dla przychodów z praw autorskich oraz licencji, a także inne limity uzależnione od rodzaju umowy i charakteru kosztów. Zasady te mają istotny wpływ na wysokość podatku dochodowego i zakres możliwych do odliczenia kosztów, dlatego znajomość aktualnych progów oraz mechanizmów rozliczania jest niezbędna dla prawidłowego prowadzenia firmy i optymalizacji podatkowej[1][2][3][5][6][8].

Definicja kosztów uzyskania przychodów i ich rola w podatkach

Koszty uzyskania przychodów to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Stanowią one element kluczowy w rozliczaniu podatków, ponieważ ich uwzględnienie pozwala znacznie obniżyć podstawę opodatkowania w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT)[1][2][3]. Prawo pozwala firmom wybierać między rozliczaniem kosztów według ryczałtu (20% lub 50% przychodu) lub faktycznie poniesionych, udokumentowanych wydatków[1][3][5].

Roczne limity kosztów uzyskania przychodu w firmie

Dla przedsiębiorców oraz osób wykonujących działalność na podstawie praw autorskich, ustalono limit 50% kosztów uzyskania przychodu. W praktyce oznacza to możliwość odliczenia od przychodu połowy jego wartości, jednak nie więcej niż wynosi górna granica pierwszego progu skali podatkowej. Od 2022 roku wysokość limitu to 120 000 zł rocznie[1][3][5][6][8]. Limit obejmuje łącznie wszystkie przychody z różnych umów autorskich, pracowniczych oraz działalności gospodarczej, a także powiązane z nimi składki na ZUS, które są odejmowane przed wyliczeniem kosztów[1][5][6].

Ważne jest, że 50% kosztów stosuje się do konkretnych przychodów – przede wszystkim z praw autorskich i licencji. Gdyby faktycznie poniesione i dobrze udokumentowane koszty przewyższały limit 120 000 zł, istnieje możliwość odliczenia pełnej ich wysokości, pod warunkiem spełnienia wymogów dokumentacyjnych oraz stosowania ich do odpowiednich rodzajów działalności[1][5].

Przekroczenie limitu oznacza, że wyższe koszty nie mogą już być rozliczone za pomocą uproszczonego ryczałtu 50%. Wszystkie nadwyżki należy rozliczać jako faktycznie poniesione, zgodnie z art. 22 ust. 10 ustawy o PIT, jeśli przedsiębiorca dysponuje pełną dokumentacją tych wydatków[1][5].

Zryczałtowane koszty w działalności gospodarczej i umowie o pracę

Dla standardowych umów o pracę, przedsiębiorców oraz osób zatrudnionych na więcej niż jednym etacie obowiązują inne limity kosztów uzyskania przychodu. W 2025 roku podstawowy limit ryczałtowy dla jednej umowy o pracę wynosi 250 zł miesięcznie, czyli łącznie 3 000 zł rocznie[2][3][6]. Przy spełnieniu szczególnych warunków, takich jak uczestniczenie w kilku stosunkach pracy albo ponoszenie kosztów dojazdu, limit może wynieść do 5 400 zł rocznie[3][6].

W przypadku działalności gospodarczej, wybór między rozliczaniem kosztów ryczałtowo a według faktycznie poniesionych wydatków zależy od specyfiki prowadzonej działalności oraz dostępnych dowodów księgowych. Zryczałtowane koszty stosowane są zwykle, gdy dokumentowanie wszystkich wydatków byłoby zbyt skomplikowane lub nieadekwatne do ponoszonych realnych kosztów[1][3][5].

Zasady obliczania i dokumentacji kosztów ponad limity

Kluczowe zasady przewidują, że 50% koszty uzyskania przychodów są liczone od przychodu pomniejszonego o obowiązkowe składki emerytalne, rentowe i chorobowe wpłacone przez podatnika. Jeżeli podatnik osiąga przychody z kilku różnych źródeł (umowa o pracę, autorska, działalność gospodarcza), suma kosztów nie może przekroczyć rocznego limitu 120 000 zł[1][5][6].

W przypadku poniesienia kosztów przekraczających ustalone limity przedsiębiorca może zastosować rozliczenie na podstawie faktycznie udokumentowanych wydatków. Wówczas ryczałt przestaje obowiązywać, a podstawa opodatkowania obniża się o realne poniesione koszty, pod warunkiem prowadzenia odpowiedniej dokumentacji i wykazania bezpośredniego związku wydatków z prowadzoną działalnością[1][5].

Ograniczenia i wyłączenia w korzystaniu z kosztów uzyskania przychodów

Wyraźne ograniczenia w zakresie 50% kosztów uzyskania przychodu dotyczą osób korzystających ze specjalnych ulg podatkowych, np. młodych pracowników poniżej 26 roku życia objętych zwolnieniem PIT. W takiej sytuacji możliwość odliczenia 50% kosztów autorskich jest wyłączona[2][6][7].

Dodatkowo kwota 120 000 zł kosztów dotyczy sumy przychodów ze wszystkich możliwych tytułów uprawniających do korzystania z tego limitu. Po przekroczeniu tego progu nadwyżka przychodów podlega standardowemu opodatkowaniu według obowiązujących stawek (12% lub 32% PIT), co może wpłynąć na ogólną wielkość podatku do zapłacenia przez przedsiębiorcę w rozliczeniu rocznym[6][7].

Znaczenie limitów kosztów uzyskania przychodu dla planowania podatkowego

Znajomość i wykorzystanie limitów kosztów uzyskania przychodu pozwala skutecznie zarządzać wysokością podstawy opodatkowania, a tym samym wpływać na ostateczną kwotę podatku dochodowego do zapłaty. Właściwe stosowanie limitów 50% kosztów oraz wybór między ryczałtem a udokumentowanymi wydatkami staje się istotnym narzędziem optymalizacji podatkowej, zwłaszcza dla działalności twórczej i profesjonalistów korzystających z praw autorskich oraz firm rozliczających działalność gospodarczą na zasadach ogólnych[1][2][6][8].

Źródła:

• [1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-50-koszty-uzyskania-przychodow
• [2] https://bizky.ai/blog/koszty-uzyskania-przychodow-2025-aktualne-kwoty-limity-i-zasady-rozliczania-2/
• [3] https://www.podatki.gov.pl/pit/abc-pit/koszty-uzyskania-przychodow/
• [4] https://www.ey.com/pl_pl/insights/tax/jak-obliczyc-koszty-uzyskania-przychodu-pracownika
• [5] https://www.pitax.pl/wiedza/przepisy-i-wskazniki/koszty-uzyskania-przychodu/
• [6] https://www.e-pity.pl/koszty-uzyskania-przychodu/
• [7] https://bulldogjob.pl/readme/50-kosztow-uzyskania-przychodow-dla-tworcow-z-branzy-it
• [8] https://grantthornton.pl/publikacja/autorskie-koszty-uzyskania-przychodow-komu-przysluguja/